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×发现电话拨错或总机转错时,马上对失误带来的不便表示歉意。

●礼貌沟通、交流,建立良好印象

沟通语言、打电话姿势以及电话转接等方面,是体现沟通、交流礼貌性的重要方面,对建立良好印象起着重要作用。

·使用清晰、礼貌的沟通语言

谈话内容涉及原则性意见时,应互相确认,必要时,请求客户复述。

对方持不同意见时,应予尊重;如不接受其意见,须耐心听完,再委婉说明不能接受的理由。

沟通过程中,语意清晰、语气亲和、音量适度。

·保持端正的姿势

打电话的姿势直接影响电话里的形象,所以,切忌电话时姿势不雅、边吃东西边打电话,避免给客户造成懒散、不尊重的印象。

·礼貌地转接电话

将电话转交给别人接听时,尽可能避免将电话转给另一同事,因为电话一转再转会使人觉得厌烦,并给人缺乏责任感的印象。

小建议:向客户客气地解释转接理由,在征得同意后,告之即将转接的同事职务、姓名,方可实施转接;同时,告知同事所谈何事,避免同事重复询问,使客户不耐烦。

●尊重客户的时间,避免客户反感

打电话时,应礼貌地问:“请问你现在有空吗?我可不可以请教你几个问题?”或者“对不起,现在和您谈话方便吗?”

在通话中因某种原因(如记录或查阅资料等)必须暂时离开电话时,须向客户说明理由以及需要的时间,征得客户同意后,方可离开。如果预测离开的时间将会很久,应告知客户,看他是否愿意等待,或是稍后再给他回电,不可让客户久候。

通话结束后,向客户礼貌说“谢谢”或“再见”,待客户挂断后,再轻轻挂断。

●使用恰当的礼仪用语,使客户感到舒适

通话中,常使用“请”、“谢谢”、“对不起”等用语。遇年节时,先互道“新年快乐!”等问候语,再进入谈话主题。

同时,注意匡正不恰当的礼仪语法,避免造成客户的不悦。

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