第42章 重建生产流程 (第5/5页)

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看到田德海有些疑惑地看着自己，杜山松解释说：“其实你把物料员一天的工作列一张时间表就很容易看到问题。物料员根据生产的情况随时可能去补料，而且更有可能在生产快要完成的时候补料。而生产快要完成的时候也正好是需要准备换线配料的时间，很容易和配料工作发生冲突。此外物料员还要负责生产入库，我们的入库是包装完成入库，包装的工作和流水线组装的工作是互相独立的，入库的时间也不确定，有些时候办理时间稍稍拖得长一点就有可能和配料工作产生冲突。”

江流点点头，说：“是的，杜山松说到了点子上。我们有必要认真梳理一下物料员的工作，使物料员有一个合理的工作安排，保障生产的平稳。一些日常的、程序性的工作一定要尽量和产线的生产准备工作错开，或者由别的人员分担这些工作。田主管，这个事情你要下去再好好调查了解一下，要让物料员也参与进来。我们过去的会议都没有考虑物料员的实际工作的特点，这导致了第一次试运行的失败。所以后续你要多向这些实际操作人员了解情况，争取能找出一个合适的解决方案，要从制度上保障物料员的其他工作和产线准备工作不冲突。有什么困难可以提出来，但实际情况一定要调查清楚。”

江流又似乎想起来什么：“生产部很难找到文件，说是文件太多，又不熟悉，所以不好找。但是质量部好像没有碰到这个问题呀？质量部不是也要用到质量文件吗？质量部是怎么做的？能不能拿出来借鉴一下？”

刘经理很自得地说：“我们在收到生产计划通知后就把文件单独放在一边了，试运行之前我们根本不需要花费时间找文件！”

江流有些吃惊地看着刘经理，愣了一会才问：“我不是要求试运行力求真实吗，要求按平时的操作去做。你们为什么单独准备文件？”

听到江流这么说，刘经理有些尴尬，说：“现在文档已经很多了，而且一个系列又分不同的非标。那么多文件，如果不事先准备好，等到要用的时候再找，是很难找到的。如果我们也是和生产一样，等到要用的时候才去找文件，肯定是来不及的！”

江流没有马上说话，而是沉默了一会儿才问刘经理：“如果是一个很平常的生产任务，你能这样做吗？你手下的IPQC能够早早地把文件准备好吗？如果以后正式运行了，你能每天都早早准备好文件吗？”

刘经理得意的神情消失了，小声说：“我也只是希望试运行成功，没有考虑到这么多。”

江流追问：“你明白我们为什么要试运行吗？”

看到刘经理没有回答，江流自问自答地说：“试运行就是为了发现我们的流程中的潜在的问题而做的。而你这样做，导致我们有可能会忽视一些关键问题。如果这样掩盖问题，等真到了正式运行的时候再发现可能已经很难挽救了。”

看着低着头的刘经理，江流缓和了一下语气，说：“你想把事情做好，这种心情我能理解。但我们需要的不是一两次做得漂亮，也不是因为我在关注这件事，你们才要做得特别漂亮，而是要建立一个长效机制来保障长期都能运行得很好。所以，我希望大家要把重心放在这种长效机制的建立之上，而不是靠一些临时的修修补补来做给我看。这是没有实际作用的！”

江流缓和了一下语气，问刘经理：“你现在知道这件事情应该怎么处理了吗？”

刘经理点点头说：“我应该尽可能真实地按照正常的作业方式操作。不过我觉得文档的事情还是要解决。我们现在才运行了半年多，但是各种非标文件、设计变更文件已经很多了。有些文件执行的时间很长，要在这么多文件里面找出一份特定的文件并不是一件容易的事情，而实际操作人员的时间是很有限的，根本来不及花很多时间去找正确的文件。三五分钟是他们能够承受的最大限度，超过了这个时间，别人就会催了，所以大家经常是凭自己的记忆在做，而不是按文件在做！”

江流点了点头说：“回到我刚才说的要求，我们要建立一种长效运作机制来保障我们运行顺利，而不是靠一些临时手段。所以，我们希望员工按文件操作，就是要建立一个能够让员工可以长期按文件操作的机制，而不是因为哪个领导关注，哪个客户参观才来做做样子。所以，我们要真正解决员工按文件操作遇到的文件太多不好找、太费时间的问题。解决了这些问题，才有可能形成长效机制。所以这件事大家下去后都动动脑筋，下次开会再看有什么好的解决方法。”

之后的会议，江流感到很满意。对于返工入库的成品和物料，田德海和仓库商量解决了。他们先办理入库，保证成品发货。对于更换下来的物料则发给维修部，维修部确认物料可用后，留作以后维修使用。这样不用走完冗长的流程就可以把返工成品发货了。

经过大家反复沟通讨论，运行中出现的两个问题都有了好的解决办法。生产部把不良产品维修物料申请的工作转给生产维修的技工负责，由维修技工直接提出物料申请。维修完成后放在指定的地方，由物料员在自己方便的时间办理入库。

此外物料员入库也改变了过去包装好就入库的做法，以后在没有紧急发货的情况下尽量集中在上午的十一点、下午的四点半左右入库，这个时候一般都不会有新的换线工作。而领料工作一般集中在下午和晚上，一方面仓库的物料要到下午或晚上才备好，另一方面这个时间产线一般都没有新的生产任务，也不需要配料，物料员不用担心和产线生产冲突。此外，物料员一定要在下班前至少完成第二天的第一个任务令的分料工作。紧急情况下，由田德海来协调人员帮忙完成入库的工作。

至于文件管理，刘经理、田德海等人一起商量之后找出了文档管理的办法。他们申请了很多个文件夹，所有在使用中的文件都按产品系列放入不同的文件夹，文件夹上贴有对应系列的名称。一个文件夹中所有的文件按这个系列的名称的字母顺序放置。同时，他们还把放在办公室的文件柜移到了生产现场。现在他们可以保证一个熟练的员工在两分钟之内找到任何一份文件。

终于等到了正式切换的那一天，可真到了那一天，大家已经没有各种激动、忐忑的心情。这一天看起来似乎和平常没有什么区别。工作都是按照事先研究好的方法在进行，没有什么意外。事实上，这一天也的确过得平淡无奇，让人感觉不到和平常有什么区别。

本章点评

姻什么情况下需要改进工作流程？怎么改进工作流程？

姻怎样保持踏实的团队工作作风？

工作流程是为业务服务的，当业务需求长期无法得到满意的支持的时候，管理者需要研究是不是流程本身不支持业务的需求。如果工作流程不能适应业务的需求就需要考虑修改工作流程。改进工作流程要以业务需求为导向，让流程活动更有针对性地满足业务的特殊需求。

踏实的工作氛围源于管理者对工作过程的关注，良好的工作过程能够在很大程度上保障结果，而且也能反映很多实际问题。